DESCRIPTION DU POSTE

L’Assistant Logistique est sous la responsabilité directe du Responsable de la Base (Site Manager) de Mopti et techniquement sous l’Officier Logistique basé à Ségou. Il assiste dans la gestion courante des aspects logistiques et participe à l’appui de support aux activités des programmes.

• S’engage à respecter le code de conduite de IMC et la politique de respect des bénéficiaires et de prévention d’abus de tout genre à l’endroit des femmes et des enfants.

·         S’engage à faire preuve de professionnalisme et d’une éthique fondée sur les principes humanitaires et du Do No Harm;

·         Avoir un comportement exemplaire vis-à-vis des bénéficiaires, des communautés, des autorités, des bailleurs de fonds durant toute la période d’emploi avec IMC.

·         S’engage au respect strict de la politique interne en matière de gestion de la sécurité et au suivi des règles de sécurité qui seront établies selon le contexte.

·         Maintien et respect de standards et procédures internes de IMC en ce qui concerne : l’Honnêteté, la transparence, construit la confiance, la gestion des stocks et la mise à jour des documents y relatifs, le respect de procédures, etc

·         Examiner les demandes d’achats pour s’assurer qu’elles sont complètes et approuvées et aider le demandeur à fournir les informations appropriées sur la qualité, les attentes en matière de délai de livraison, les spécifications détaillées, le reste des procédures et politiques logistiques de l’organisation ;

·         Préparer les demandes des biens et des services et les demandes de cotations à soumettre aux fournisseurs ou aux prestataires de services ;

·         S’assurer de l’enregistrement dans toutes les demandes d’achats dans le système en ligne de tracking des demandes (Procurement Tracking System) sur une base régulière et de sa mise à jour lors de la livraison des biens et des services ;

·         Appuyer l’Officier Logistique basé à Ségou dans la mise à jour de la base de données contenant les informations sur les fournisseurs et les prestataires de services ;

·         Appuyer l’Officier Logistique dans la mise à jour de la base de données des prix des biens et des services ;

·         Négocier avec les fournisseurs et les prestataires, dans les limites des pouvoirs qui leur sont conférés. Rencontrer les fournisseurs et les prestataires de services si nécessaire ;

·         Assurer le suivi avec les fournisseurs ou les prestataires de services pour garantir la livraison rapide ;

·         Soutenir la distribution des biens en collaboration avec l’Officier Logistique et les équipes programme ;

·         Assurer la réception des biens et des assets (codage, marquage, etc…) et leurs enregistrements dans le système automatisé de gestion des Assets ;

·         Assurer la gestion quotidienne de la flotte automobile (y compris la gestion des motos) et la gestion des générateurs, l’utilisation du carburant et appuyer dans le rapportage du rapport de la flotte ;

·         Organiser un système de classement (manuel et électronique) des documents logistiques ;

·         Assister et suivre la livraison des biens, des stocks et des assets ;

·         S’assurer que les véhicules sont correctement équipés : trousse à outil, trousse médicale, visibilité, etc… et que tous les documents administratifs (carte grise, assurance, vignette, visite technique, carnet de bord, checklist, etc…) sont à jour ;

·         S’assurer du suivi régulier de la maintenance des véhicules IMC et du remplissage de l’outil de monitoring des maintenances ;

·         Former les chauffeurs dans la bonne gestion des véhicules et des outils y référents ;

·         Remplir d’autres fonctions selon les besoins de la hiérarchie.

Reporting :

·         Assure le rapportage mensuel / trimestriel / annuel de toutes les activités au niveau Logistique- Terrain.

·         Participe à la rédaction et la révision de tous les documents de rapportage opérationnel (plans d’action, budget, plan d’achat, etc.).

·         Rédige, en fonction des fréquences établies sur la Mission, les rapports d’activités, et veille à ce que les données statistiques soient régulièrement mises à jour.

·         Communique immédiatement à son référent hiérarchique et/ou technique toute information ayant ou pouvant avoir un impact sur la sécurité du personnel et/ou des biens d’IMC.

·         S’occuper d’autres tâches selon la demande de la hiérarchie et les besoins de la mission.

Relations professionnelles et représentation :

·         Construire et garder d’excellentes relations professionnelles avec les autorités locales et les autres organisations humanitaires et les ONGs dans la région de Ségou.

·         Contribuer à la création d’une image positive et la crédibilité globale de l’organisation, notamment par l’application du Code de Conduite validé par le HCT du Mali, l’éthique et les valeurs d’IMC.

Confidentialité

Veiller à la confidentialité de toute information acquise dans l’exercice de ses fonctions relative aux pratiques et activités de ²International Medical Corps, et ne la divulguer à toute autre personne ou organisation sans autorisation préalable, sauf dans l’exécution normale des tâches susmentionnées.

• Minimum BAC + 3 en Logistique, Transport ou Informatique ou un cursus académique – et/ou diplôme équivalent,
• Avoir une expérience de 2 ans minimum (obligatoire) à un poste similaire au sein d’une organisation humanitaire ou d’une agence des nations unies ou dans le secteur public ou privé,
• Habilité à travailler dans le strict respect de la confidentialité qu’exige un tel rôle, respect des principes d’IMC et des exigences des bailleurs.
• Possibilité de définir des problèmes, collecter des données, établir des faits et tirer des conclusions valables.
• Capacité de présenter efficacement des informations et de répondre aux questions des gestionnaires.
• Maitrise de l’outil informatique avec un niveau très avancé sur Excel, Visio, PowerPoint et Word.
• Excellentes compétences en communication, à la fois orale et écrite.
• Excellente capacité à gérer plusieurs tâches et de nombreux détails administratifs dans un environnement à évolution rapide et en constante évolution.
• La créativité et la capacité de travailler avec des ressources limitées.

Cette liste de tâches et d’objectifs n’est pas exhaustive.  En raison de la nature et en fonction de l’évolution de l’activité d’International Medical Corps, l’employé peut donc être appelé à effectuer des tâches non mentionnées dans son profil de poste et demandées par le Superviseur direct.